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★ 用件が伝わるようにコンパクトでシンプルなメールを ビジネスではもちろん、プライベートでも、やたらに長文のメールやダラダラと続いて何が言いたいのかよく分からない内容のメールは、ちょっと読むのが面倒になってしまいます。 そんなメールをもらったほうは、つい返信するのが億劫に感じて、時には放置してしまうことがあるかもしれません。そんなことにならないよう、メールを送る時にも、相手の負担にならないよう気づかいをするべきです。 メールの基本は、用件がしっかり伝わるように、「短く、シンプルにまとめること」です。これに尽きます。 ビジネスにおいては、1日に100通以上のメールに目を通すという人も珍しくありません。プライベートでも、たとえば、仕事と家事や育児などを両立させているような忙しい人なら、メールを読むのも貴重な時間となります。 そんな人たちにも、短い時間でしっかり読んでもらえるよう、文面を工夫しなくてはなりませなん。 ★ 件名だけで内容や緊急性が分かるのがベスト たとえば、件名のつけ方もポイントです。 「次回打ち合わせの件」や「保護者会のお知らせ」などと、内容がハッキリ分かることも重要ですが、緊急の場合には「本日15時までに承認をお願いします」とか「明日必着の件」などと、「いつまでに何をして欲しいのか」を伝えるだけでも緊急性が伝わり、相手も優先順位をつけやすいので便利です。 ビジネスでも、プライベートでも「相手がメールを開く前に、察しがつく」件名をつけることができればベストでしょう。 プライベートなメールでは、用件を伝えるだけでは味気ない感じもしますので、少しはジョークを交えたり、相手のキャラクターに合わせて遊び心を交えるのもいいと思います。ただし、長文メールにならないようにしましょう。 「相手のことを思って送っている」ことを伝えることは重要ですが、たとえ、丁寧に心のこもったメールを送ったとしても、「簡単な返事では悪いかな」と相手に思わせたら逆効果です。 たとえば、本を紹介してもらった相手に、読後のお礼をする場合、長々とメールで感想を連ねる必要はありません。「この前教えてもらった本、読み終えました。すごく面白かったです。どうもありがとう」といった感じで十分だと思います。 メールはあくまで連絡手段と割り切り、本当に伝えたいこと、相手に届けたいあなたの思いは相手に実際に会った時に、直接伝えることこそがコミュニケーションの原則だと、肝に銘じておきましょう。 メールにばかり頼りすぎず、真のコミュニケーションをあくまで重視することを忘れないようにしましょう。 【チェックポイント】 本当に大切な思いは、直接会った時に伝えよう |
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